Niektóre decyzje dotyczące majątku albo spraw rodzinnych mają skutki prawne, które ukazują się na długo po podpisaniu dokumentów. Z tego powodu przed przystąpieniem do dokładnie określonej czynności warto najpierw ustalić, jaki dokument jest słuszny dla danej sytuacji i jakie informacje powinny się w nim odnaleźć. Usługi notarialne mogą dotyczyć wielu różnych spraw, dlatego nie istnieje jeden uniwersalny sposób przygotowania do każdej wizyty.
Przeciwnie wygląda procedura związana ze sprzedażą mieszkania, przeciwnie sporządzenie pełnomocnictwa, a jeszcze przeciwnie czynności związane z testamentem czy dziedziczeniem. W praktyce istotne jest przede wszystkim prawidłowe rozpoznanie sprawy. Samo określenie, że potrzebny jest „dokument notarialny”, często nie wystarcza do ustalenia wszystkich wymaganych formalności.
Duże znaczenie ma też to, kto bierze udział w czynności i w jakim charakterze występuje. Przy umowach dotyczących majątku może uczestniczyć kilka osób, a ich prawa nie zawsze są takie same. W sytuacji współwłasności należy uwzględnić wszystkich współwłaścicieli lub sprawdzić, czy dana osoba posiada odpowiednie umocowanie do działania w imieniu innej osoby. Dokładnie taka sama ostrożność jest potrzebna przy pełnomocnictwach. Zakres uprawnień powinien odpowiadać rzeczywistej potrzebie, ponieważ pełnomocnictwo do utworzenia jednej czynności nie oznacza automatycznie prawa do podejmowania innych decyzji. W praktyce problemy ukazują się w szczególności wówczas, gdy dokument został przygotowany przedtem według ogólnego wzoru i nie uwzględnia szczegółów dokładnie sprecyzowanej sytuacji. Dlatego znaczenie ma nie tylko sama metoda, lecz również precyzyjne określenie tego, czego dokument ma dotyczyć.
Osobną kwestią są czynności powiązane z domami i mieszkaniami. W takich sprawach należy zwracać uwagę na informacje ustalone w księdze wieczystej, sposób nabycia nieruchomości, istniejące obciążenia oraz dane właścicieli. Znaczenie mogą posiadać także kwestie dotyczące małżeńskiej wspólności majątkowej, udziałów w nieruchomości czy wcześniejszych zobowiązań. Dokumenty potrzebne do przygotowania czynności nie zawsze są identyczne, dosłownie jeśli sprawy na 1-szy rzut oka wydają się podobne. Sprzedaż mieszkania nabytego w drodze spadku może wymagać innych dokumentów niż sprzedaż nieruchomości kupionej kilka lat uprzednio. Jeżeli pojawia się rozbieżność między przedstawionymi informacjami a danymi znajdującymi się w dokumentach urzędowych, najpierw powinno się ustalić jej przyczynę. Dopiero później można wycenić, jakie dalsze działania są potrzebne.
Przygotowanie dokumentów warto traktować jako część całej procedury, a nie czynność wykonywaną dopiero tuż przed podpisaniem. Aktualny dokument tożsamości, odpowiednie zaświadczenia, dokumenty dotyczące własności lub inne materiały powiązane ze sprawą mogą posiadać wpływ na możliwość przeprowadzenia dokładnie określonej czynności. Ważne jest też zilustrowanie prawdziwych i kompletnych informacji, ponieważ dokument sporządzany jest na bazie danych przekazanych przez uczestników a także dokumentów znajdujących się w sprawie. W współzależności od rodzaju czynności mogą wystąpić również opłaty lub podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Zdarza się, że konieczne jest wcześniejsze pozyskanie dokumentu z urzędu albo sprawdzenie określonego stanu prawnego, co wpływa na termin wykonania czynności. Z tego względu przebieg sprawy może wyglądać całkiem inaczej w zależności od jej przedmiotu, liczby uczestników i historii prawnej dotyczącej konkretnego przypadku.
Zobacz więcej: akt notarialny łódź.