Przygotowanie grudniowych upominków dla zespołu wiąże się z koniecznością uwzględnienia różnorakich zwyczajów, potrzeb i możliwości spędzania czasu. Nie każdy pracownik ma identyczne upodobania, dlatego przy wyborze prezentów warto zwrócić uwagę na ich zawartość, wielkość a także sposób użycia poszczególnych elementów. Kalendarze adwentowe dla pracowników mogą zawierać produkty spożywcze, drobne akcesoria, kosmetyki albo przedmioty związane z odpoczynkiem i codziennymi czynnościami.
Ich konstrukcja opiera się na podziale zawartości na mniejsze części, które można odkrywać w kolejnych dniach grudnia. W praktyce znaczenie ma to, czy wszystkie elementy są bardzo podobnie użyteczne, czy część z nich ma tylko charakter dekoracyjny a także ile miejsca zajmuje całe opakowanie. W niewielkim biurze duży kalendarz może wymagać osobnej przestrzeni, jednak w przypadku pracy zdalnej istotniejsze stają się wymiary przesyłki i możliwość jej dostarczenia pod wskazany adres. Warto także ustalić, czy upominek ma być przeznaczony do indywidualnego użytku, czy stanowić część wspólnej aktywności zespołu.
Wybór prezentów dla osób związanych zawodowo z jedną organizacją często uzależniony jest od budżetu oraz liczby obdarowanych. Kalendarze adwentowe na prezent firmowy mogą występować w wielu wariantach cenowych, a różnice wynikają w głównej mierze z działu produktów, jakości opakowania i liczby przygotowanych niespodzianek. Przy większych zamówieniach powinno się brać pod uwagę nie tylko cenę pojedynczego zestawu, ale również koszty pakowania, transportu i ewentualnego przechowywania. Nie bez znaczenia jest termin podjęcia decyzji. W okresie poprzedzającym święta dostępność wybranych wariantów może się zmieniać, a personalizowane opakowania zwykle wymagają dodatkowego czasu na przygotowanie. Jeśli zestawy mają trafić do osób pracujących w kilku oddziałach, trzeba ustalić sposób ich podziału i dostarczenia. W przeciwnym przypadku część przesyłek może dotrzeć później niż pozostałe. Warto również przeanalizować kwestię jednakowej zawartości. Różnorodne zestawy mogą odpowiadać indywidualnym preferencjom, ale jednocześnie utrudniają organizację i kontrolę kosztów. Z kolei takie same kalendarze upraszczają przygotowanie upominków, choć nie uwzględniają wszystkich potrzeb odbiorców.
Wśród gotowych zestawów świątecznych można odnaleźć kalendarze z kosmetykami do pielęgnacji twarzy, ciała i włosów, a także z produktami przeznaczonymi do kąpieli. Kalendarze adwentowe Rituals należą do tej dziedzinie i mogą obejmować różnorakie rodzaje kosmetyków a także artykułów związanych z codzienną pielęgnacją. Przy analizie konkretnego wariantu należy sprawdzić jego aktualną zawartość, ponieważ skład zestawu może zależeć od edycji i sezonu. Istotne są również pojemności produktów, ich przeznaczenie a także informacje dotyczące składników. Kosmetyk, który odpowiada jednej osobie, nie musi pasować innej, w szczególności gdy chodzi o intensywność zapachu, rodzaj skóry czy przyzwyczajenia pielęgnacyjne. W przypadku prezentów przekazywanych większej grupie osób trudno przewidzieć wszystkie takie różnice. Z tego względu warto rozróżnić zestawy zawierające produkty uniwersalne od tych, w których dominują kosmetyki o określonym zastosowaniu. Znaczenie mają też warunki przechowywania i data przydatności, w szczególności gdy kalendarze zostaną kupione z wyprzedzeniem. Przed zakupem dobrze jest zaznajomić się z opisem dokładnie określonej edycji, zamiast zakładać, że wszystkie kalendarze z tej samej kategorii zawierają podobne produkty.
Przy organizacji kalendarzy adwentowych warto uwzględnić również sposób ich udostępnienia i codziennego otwierania. W tradycyjnym biurze można ustalić miejsce, w którym pracownicy będą przechowywać własne zestawy, jednak takie rozwiązanie nie za każdym razem sprawdza się przy ograniczonej przestrzeni lub pracy zmianowej. W zespołach rozproszonych kalendarz może zostać przekazany przed rozpoczęciem grudnia, dzięki czemu każda osoba korzysta z niego w dogodnym dla siebie miejscu. Należy jednak uwzględnić wagę przesyłki, zabezpieczenie poszczególnych elementów oraz ryzyko uszkodzenia opakowania w trakcie transportu. Inne wymagania dotyczą kalendarzy z żywnością, a inne zestawów kosmetycznych lub przedmiotów użytkowych. Produkty spożywcze wymagają sprawdzenia składu, w tym informacji o alergenach, natomiast kosmetyki powinny być oznaczone w zgodzie z przeznaczeniem i zaleceniami producenta. Osobną kwestią jest personalizacja, która może obejmować opakowanie, kartkę z życzeniami lub oznaczenie przeznaczenia zestawu. Każda dodatkowa zmiana wpływa na czas przygotowania i może zwiększać koszt jednostkowy. Dlatego przy planowaniu grudniowych upominków powinno się brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie samą zawartość kalendarza, lecz także logistykę, warunki przechowywania i sposób przekazania go odbiorcy.
Źródło: kalendarze adwentowe Rituals dla firm.