Przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości wymaga uwzględnienia wielu detali, które na prawdę często są zauważalne dopiero w trakcie samego wydarzenia. Zdjęcia i nagrania nie powstają jedynie dzięki sprzętowi, niemniej jednak również dzięki umiejętności obserwacji, przewidywania sytuacji a także dopasowania się do zmieniających się warunków. Każda uroczystość ma inny przebieg, dlatego sposób dokumentowania niebagatelnych chwil zależy w głównej mierze od miejsca, harmonogramu, liczby uczestników oraz charakteru spotkania.
W praktyce bardzo duże znaczenie ma wcześniejsze poznanie planu dnia, ponieważ daje możliwość lepiej przygotować się na momenty wymagające szybkiej reakcji.
Wybierając osobę odpowiedzialną za zapis wydarzenia, wiele osób zwraca uwagę na połączenie fotografii i filmu. Fotograf i kamerzysta na wesele mogą pracować niezależnie lub współdziałać, ażeby uchwycić różnorodne elementy uroczystości z odmiennych perspektyw. Zdjęcia pozwalają zatrzymać pojedyncze chwile, emocje i detale, jednak nagranie pokazuje ruch, dźwięki oraz kolejność wydarzeń. W praktyce ważne jest jednakże nie tylko samo rejestrowanie obrazu, ale też sposób poruszania się w trakcie uroczystości. Osoby zajmujące się dokumentacją muszą często znaleźć równowagę między obecnością w najlepszym miejscu a pozostawaniem możliwie dyskretnym, by nie zakłócać przebiegu spotkania.
Istotnym etapem przygotowań jest zobowiązanie oczekiwań dotyczących końcowego materiału. Różne osoby mogą posiadać inne wyobrażenie o tym, które momenty są bardzo ważne i jaki styl dokumentacji będzie dla nich świetny. W praktyce rozmowa przed wydarzeniem pomaga określić w głównej mierze zamiar dnia, szczególne chwile wymagające uwagi oraz kwestie techniczne związane z miejscem realizacji. Znaczenie mają również warunki, w jakich odbywa się uroczystość. Oświetlenie sali, przestrzeń do poruszania się czy pogoda w trakcie części plenerowej mogą wpływać na sposób pracy i wymagają dobrego przygotowania.
Dokumentowanie wesela jest procesem, który obejmuje nie tylko i wyłącznie sam dzień uroczystości, niemniej jednak także późniejsze opracowanie materiałów. Selekcja zdjęć, montaż filmu czy przygotowanie wybranych ujęć wymagają czasu a także dokładności. W praktyce nie wszystkie zarejestrowane fragmenty trafiają do końcowego materiału, ponieważ wybierane są te, które najlepiej oddają przebieg wydarzenia. Znaczenie mają zarówno główne momenty uroczystości, jak i mniejsze sytuacje pojawiające się oprócz oficjalnym programem, takie jak reakcje gości, krótkie rozmowy czy szczegóły dekoracji. Ostateczny charakter przygotowanych materiałów uzależniony jest od wielu czynników, w głównej mierze sposobu pracy, indywidualnych ustaleń oraz przebiegu samego wydarzenia.
Dodatkowe informacje: fotograf i kamerzysta na wesele limanowa.