W praktyce kontrolowanie większą liczbą aut szybko pokazuje, że sama ewidencja przejazdów i raporty paliwowe nie wystarczają do realnej testom pracy floty. Wiele wyborów trzeba podejmować na bieżąco, często bez całkowitej informacji, co prowadzi do opóźnień lub nieefektywnego wykorzystania zasobów. Dopiero dostęp do danych w czasie rzeczywistym zmienia sposób patrzenia na organizację transportu i umożliwia reagować na sytuacje, które uprzednio były widoczne dopiero po fakcie.
Jednym z narzędzi, które wprowadza taki poziom testom, jest System umiejscowienia GPS, wykorzystywany do bieżącego śledzenia pozycji samochodów oraz analizy ich tras. W codziennej pracy widać, jak różnie umieją wyglądać rzeczywiste przejazdy w stosunku do intencji. Objazdy, postoje bez uzasadnienia czy nieoptymalne trasy stają się widoczne dopiero wtedy, gdy dane są zbierane i zestawiane w całość. Na tej podstawie można ocenić, gdzie tracony jest czas i paliwo, a gdzie organizacja działa zgodnie z założeniami. Nie chodzi tylko o kontrolę, niemniej jednak o rozważenie sposobu zastosowania zasobów.
W szerszym ujęciu administrowanie flotą samochodową obejmuje nie tylko lokalizację aut, ale również planowanie zadań, kontrolę kosztów i analizę użyteczności pracy kierowców. W praktyce na prawdę bardzo często okazuje się, że niewielkie zmiany w harmonogramie przejazdów lub sposobie przydzielania zleceń przynoszą zauważalne oszczędności. Trzeba jednak mieć do tego dane, które pokazują rzeczywiste obciążenie floty, a nie tylko założenia z planu operacyjnego. Dopiero wówczas decyzje przestają być intuicyjne, a zaczynają wynikać z konkretów.
W tym kontekście system monitorowania pojazdów pełni rolę narzędzia analitycznego, które łączy informacje o zlokalizowania, czasie pracy i stylu jazdy. W codziennej eksploatacji widać, że różnice między kierowcami czy trasami mogą w znacznym stopniu wpływać na koszty operacyjne. Jedne pojazdy pracują stabilnie, inne generują nieplanowane przestoje lub zużycie paliwa wyższe niż zakładano. Analiza takich danych umożliwia nie tylko i wyłącznie reagować na aktualne problemy, ale również przewidywać, gdzie mogą pojawić się kolejne nieefektywności. W efekcie zarządzanie flotą staje się procesem opartym na obserwacji i korekcie, a nie wyłącznie na kształtowaniu.
Więcej: system monitorowania pojazdów.