Wybieranie miejsca na wydarzenie zależy nie tylko od liczby uczestników, niemniej jednak także od sposobu prowadzenia zajęć, długości spotkania i rodzaju stosowanych materiałów. W praktyce sala szkoleniowa i konferencyjna musi być dobrze dopasowana do konkretnego przebiegu wydarzenia, ponieważ inne warunki będą przydatne w trakcie wykładu dla większej grupy, a inne przy pracy warsztatowej w kilkuosobowych zespołach. Znaczenie ma także układ stołów i krzeseł.
Ustawienie teatralne umożliwia pomieścić więcej osób, lecz ogranicza sposobność swobodnej pracy w grupach. Z kolei ustawienie szkolne, podkowę lub kilka oddzielnych stanowisk można całkiem dobrze wykorzystać tam, gdzie uczestnicy mają wykonywać zadania, sporządzać notatki albo partycypować w dyskusji. Przy planowaniu warto więc zacząć od kodu wydarzenia, a dopiero później określać wymagania dotyczące samej przestrzeni.
Istotnym elementem jest wyposażenie techniczne, ponieważ dosłownie dobrze dobrana przestrzeń może utrudniać prowadzenie zajęć, jeżeli już sprzęt nie odpowiada planowanemu sposobowi pracy. Przed rozpoczęciem spotkania warto sprawdzić przystępność ekranu, projektora lub wyświetlacza, nagłośnienia, mikrofonów a także stosownej liczby gniazd zasilających. W sytuacji prezentacji wykorzystywanych przez kilku prowadzących znaczenie moraz możliwość szybkiego podłączenia różnych urządzeń. Podczas dłuższych wydarzeń kłopoty techniczne zabierają czas i mogą zmodyfikować ustalony harmonogram, dlatego sprawdzenie sprzętu przed rozpoczęciem ma praktyczne znaczenie. Trzeba też uwzględnić dostęp do internetu, o ile część zajęć odbywa się z wykorzystaniem platform internetowych, materiałów w chmurze lub narzędzi wymagających stałego połączenia. Nie zawsze wszystkie funkcje są potrzebne, dlatego wyposażenie powinno wynikać z rzeczywistego kodu, a nie z samej nazwy wydarzenia.
Organizacja konferencji i szkoleń obejmuje także kwestie, które łatwo pominąć w trakcie budowy podstawowego harmonogramu. Przerwy należy zaplanować z uwzględnieniem czasu potrzebnego na opuszczenie sali i ponowne zajęcie miejsc, szczególnie gdy uczestników jest bardzo dużo. Przy wydarzeniach trwających kilka godzin znaczenie ma też dostęp do zaplecza sanitarnego, miejsca przeznaczonego na przerwę a także przestrzeni, w której można odłożyć materiały. O ile uczestnicy mają korzystać z komputerów, dokumentów lub innych pomocy, powinno się uprzednio ustalić, ile miejsca zajmą potrzebne przedmioty. Warto również przewidzieć sytuacje organizacyjne, których nie da się dokładnie zapisać w harmonogramie, takie jak opóźnione rozpoczęcie, zmiana kolejności wystąpień czy konieczność przestawienia części wyposażenia. Im bardziej szczegółowy program, tym większe znaczenie ma zachowanie pewnego zapasu czasu i przestrzeni na takie zmiany.
Przy wyborze pomieszczenia należy zwrócić uwagę także na warunki, które wpływają na sposobność skupienia się przez dłuższy czas. Oświetlenie, temperatura, wentylacja, poziom hałasu z zewnątrz a także odległość między uczestnikami a prowadzącym nie są zwykle najważniejszymi punktami planu, ale w trakcie wielogodzinnego spotkania stają się zauważalne. W małej sali z dużą liczbą osób kłopotem może być ograniczona przestrzeń, natomiast za ogromne pomieszczenie przy niewielkiej grupie może utrudniać kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Wydarzenie online połączone ze spotkaniem stacjonarnym wymagco więcej przeanalizowania ustawienia kamer, mikrofonów i ekranu tak, by osoby uczestniczące zdalnie mogły śledzić przebieg zajęć. Dlatego przygotowanie miejsca warto traktować jako część całego planowania, a nie odcinek wykonywany dopiero tuż przed rozpoczęciem konferencji albo szkolenia.
Warto zobaczyć: Sala szkoleniowa Poznań.